상담 문의는 하루 종일 카톡과 전화로 들어옵니다. 저녁이면 이름과 연락처, 지역, 문의 내용이 뒤섞인 텍스트만 쌓여 있습니다. 법률 사무소의 AI 활용이라고 하면 판례 검색이나 서면 작성부터 떠올리는데, 먼저 자동화할 것은 이쪽입니다. 매일 쌓이고, 매일 밤 정리해야 끝나는 상담 접수입니다.
법무법인 상담 접수를 엑셀로 정리하는 네 가지 작업
▍정리 · 보강 · 배정 · 추적
상담 접수 업무를 뜯어보면 넷으로 나뉩니다.
① 정리. 텍스트 덩어리를 행과 열로 바꿉니다. 상담 한 건이 한 행이 되고, 접수 일시·이름·연락처·지역이 각자 열을 갖습니다. ② 보강. 텍스트에 없는 필드를 한 번 더 채웁니다. 상담 경로가 카톡인지 전화인지, 사건 유형이 무엇인지. ③ 배정. 지역과 사건 유형을 기준으로 담당 변호사를 정합니다. ④ 추적. 수임으로 이어졌는지, 진행이 어디까지 왔는지 사건대장에서 따라갑니다.
정리만 하면 검색되는 메모입니다. 변호사 배정과 추적까지 가야 업무가 됩니다.
상담 내역 텍스트를 엑셀 표로 바꾸는 지시 방법
▍형식은 한 번만 정하면 됩니다
카톡 대화와 전화 메모를 그대로 붙여넣고, 원하는 표의 형식을 한 번 정해서 시킵니다. "한 건을 한 행으로, 접수 일시·이름·연락처·지역·사건 유형을 열로 정리해줘" 정도면 충분합니다. 들어오는 텍스트는 매번 다릅니다. 누구는 이름부터 적고, 누구는 통화 내용을 요약해 두고, 연락처가 빠진 건도 있습니다. 형식이 매번 다른 텍스트는 매크로가 깨지는 영역이고, 엑셀 AI 정리가 유효한 이유가 그것입니다.
변호사 배정까지 시키려면 기준을 넘겨야 합니다. 지역별·사건 유형별 담당을 적은 표를 함께 주면 배정안까지 채워집니다. 추적은 사건대장에 상태 열을 하나 두고, 수임·진행·종결을 갱신하는 방식이 단순합니다.
상담 관리 CRM 대신 엑셀 정리를 쓰는 이유
▍기존 파일이 전부 엑셀과 한글입니다
법률 사무소의 파일은 대개 hwp와 엑셀입니다. 사건대장도, 수임료 관리표도, 직원 근무표도 이미 엑셀로 돌아갑니다. CRM을 새로 도입하면 이 파일들과 이어 붙이는 일이 새로 생깁니다. 엑셀 정리를 택하면 쓰던 파일이 그대로 남습니다.
접수량이 훨씬 커지고 여러 명이 동시에 상태를 갱신해야 하면 전용 시스템이 맞는 시점이 옵니다. 그 전까지는 엑셀이 이깁니다.
스캔 PDF와 개인정보에서는 사람이 한 번 더 봅니다
▍매끄럽지 않은 지점도 있습니다
법무법인 업무 자동화에서 세 가지는 미리 알고 시작하는 게 좋습니다. 스캔으로 온 PDF 서류는 아직 마찰이 큽니다. 글자가 이미지로만 있는 문서는 추출 결과를 사람이 확인해야 합니다. 이름과 연락처가 들어가므로 개인정보 취급 범위를 내부에서 먼저 정해야 합니다. 그리고 배정 기준이 사람 머릿속에만 있으면 자동화가 시작되지 않습니다. 기준을 표로 적는 일이 자동화보다 먼저입니다.
법무법인 업무 자동화에서 오래 남는 것은 마감이 있는 반복 업무입니다
▍결산과 상담 접수는 같은 구조입니다
저는 이 구조를 결산에서 배웠습니다. 재무팀이 매달 결산을 마감하듯, 로펌 사무국은 매일 밤 상담 접수를 마감합니다. 급한 한 건짜리 작업은 끝나는 순간 도구도 같이 잊힙니다. 마감이 돌아오는 반복 업무는 다릅니다. 오늘 정한 정리 형식과 배정 기준이 내일 또 쓰이고, 엑셀 AI가 자산으로 남는 곳이 바로 이 마감들입니다.
하나 더 짚을 것이 있습니다. 클로드 엑셀이나 ChatGPT 같은 대화형 도구로도 오늘 밤 정리는 됩니다. 안 되는 것은 내일 밤입니다. 다음 마감이 오면 사람이 창을 다시 열고 형식과 배정 기준을 다시 설명해야 합니다. 그래서 반복되는 정리는 매번 같은 대화로 하지 말고 워크플로우로 저장해 둡니다. 정리 형식, 배정 기준 표, 사건대장 반영까지 한 번 워크플로우로 만들어 두면, 다음 마감부터는 접수 텍스트만 올리면 같은 규칙이 돕니다.
여러분의 사무실에서 매일 같은 형식으로 반복되는 붙여넣기는 무엇입니까?
자주 받는 질문
Q. 상담 내역을 엑셀로 정리하는 데 꼭 AI가 필요한가요?
A. 들어오는 형식이 매번 같으면 매크로나 수식으로 충분합니다. 카톡 메시지와 전화 메모처럼 형식이 매번 다른 텍스트는 규칙 기반 도구가 깨지는 영역이고, 그때 엑셀 AI 정리가 유효합니다. 도구마다 강한 영역이 다릅니다.
Q. 변호사 배정까지 자동화할 수 있나요?
A. 지역·사건 유형 같은 배정 기준이 문서로 정해져 있으면 배정안까지는 표 위에서 자동으로 만들 수 있습니다. 최종 배정 판단과 예외 처리는 사무국이 합니다. 기준이 사람 머릿속에만 있다면 그 기준을 적는 일이 먼저입니다.
Q. 상담자 개인정보가 들어가는데 AI에 올려도 되나요?
A. 도구의 데이터 정책부터 확인해야 합니다. 그리디는 이용자의 대화 내용과 데이터를 다른 고객에게 제공되는 AI 모델의 학습 목적으로 사용하지 않고, 데이터는 해당 계정 범위 안에서만 다뤄지며 워크스페이스 권한이 있는 사람만 접근합니다. 상담자 정보를 올려도 그 데이터가 밖으로 흘러 다른 모델을 키우는 일은 없다는 뜻입니다. 그 위에서 사무소가 할 일은 개인정보 처리 방침과 업무 위탁 검토로 내부 허용 범위를 정하는 것이고, 필요하면 연락처를 마스킹한 뒤 정리하는 방식도 가능합니다.
Q. 상담 관리 CRM을 도입하는 게 낫지 않나요?
A. 사건대장, 수임료 관리표, 근무표 같은 기존 엑셀 자산과 이어서 써야 한다면 엑셀 정리가 유리합니다. 접수량이 커지고 여러 명이 동시에 상태를 갱신해야 하는 시점부터는 전용 시스템 검토가 맞습니다.
Q. 법무법인 업무 자동화는 어디부터 시작해야 하나요?
A. 매일 마감이 돌아오는 상담 접수 정리부터가 순서입니다. 판례 검색이나 서면 작성은 건마다 판단이 달라 자동화 효과가 낮고, 상담 관리처럼 형식이 반복되는 일은 오늘 정한 규칙이 내일 또 쓰입니다. 이때 클로드 엑셀 같은 대화형 도구는 매번 사람이 다시 시켜야 하므로, 정리 형식과 배정 기준을 워크플로우로 저장해 다음 마감에 그대로 돌게 만들어야 반복 업무가 줄어듭니다.