엑셀 자동화 매크로: 순서를 먼저 정하면 한 번만 짜도 됩니다

매크로를 먼저 짜면 대개 두 번 짜게 됩니다.

손이 제일 많이 가는 작업부터 자동화하고 싶어지는데, 그 작업이 다음 달에도 같은 모양일지는 아직 모릅니다. 한 번 손으로 돌려보기 전에는 무엇을 자동화할지 정확히 알 수 없습니다.

이 글은 엑셀 데이터 정리 여덟 단계의 마지막 단계입니다.

엑셀 자동화 매크로를 짜기 전에 정할 것

한 장짜리 표를 먼저 만듭니다. 열은 넷으로 잡습니다.

세 번째 열이 자동화 순서를 정합니다. 매번 같은 작업부터 자동화하고, 매번 다른 작업은 마지막에 손댑니다. 위 표에서 먼저 손댈 것은 합치기와 중복 정리와 피벗 갱신입니다.

엑셀 자동화 방법 셋을 나눠 씁니다

하나로 다 하려고 하면 유지보수가 어려워집니다.

매크로 기록. 개발 도구 탭에서 기록을 켜고 작업을 한 번 한 뒤 끕니다. 클릭 순서를 그대로 재생하는 방식이라 서식 정리나 정렬처럼 화면에서 하는 일에 맞습니다. 대신 원본 위치나 행 수가 바뀌면 잘 깨집니다.

파워 쿼리. 데이터 탭에서 폴더나 파일을 읽어 합치고 자르고 바꾸는 단계를 저장해 둡니다. 새로 고침 한 번이면 같은 단계가 다시 돕니다. 합치기와 표기 통일은 여기서 처리합니다. 행이 늘어도 안 깨집니다.

Office 스크립트와 VBA. 조건 분기가 필요하거나 파일을 만들어 내보내야 하면 이쪽입니다. 웹 엑셀에서는 Office 스크립트를 쓰고 데스크톱 전용이면 VBA로 갑니다.

엑셀 자동화 방법은 기준 하나로 고릅니다. 원본이 바뀌어도 안 깨지는 쪽을 고릅니다. 그래서 합치기는 매크로보다 파워 쿼리로 갑니다.

엑셀 자동화 툴을 고르는 기준

바깥 도구를 붙일지는 세 가지로 판단합니다.

① 이 작업이 엑셀 밖의 것을 건드리는가. 메일을 보내거나 다른 시스템에서 값을 가져와야 하면 엑셀 안에서 끝나지 않습니다. ② 여러 사람이 같은 파일을 만지는가. 매크로는 파일 하나에 붙어 있어서 사본이 늘면 어느 것이 최신인지 알 수 없습니다. ③ 실패했을 때 누가 아는가. 매크로는 조용히 실패합니다. 알림이 필요하면 도구가 필요합니다.

셋 다 아니면 엑셀 안에서 끝내는 편이 쌉니다. 도구를 늘리면 그 도구를 아는 사람도 필요해집니다.

AI 엑셀 자동화가 매크로와 다른 점

매크로는 같은 입력에 같은 동작을 합니다. 그래서 빠르고 예측 가능하고, 입력이 달라지면 멈춥니다.

AI 엑셀 자동화는 반대입니다. 입력이 조금 달라도 하던 일을 이어가는 대신, 같은 입력에 늘 같은 결과라고 보장하지 못합니다.

그래서 둘을 나누는 기준이 하나 있습니다. 표기가 흔들리는 작업, 문장을 읽어야 하는 작업은 AI 쪽이고, 숫자를 옮기고 표를 만드는 작업은 매크로 쪽입니다. 치환 목록을 표로 넘기는 방식이 그 경계에서 잘 듣습니다. 규칙은 사람이 표로 적고 적용은 기계가 합니다.

매크로는 세 달쯤 지나면 조용히 어긋납니다

세 달쯤 지나면 두 가지가 옵니다.

첫째, 목록이 바뀝니다. 문의 유형을 손보면 매크로는 그 사실을 모릅니다. 옛 이름으로 세던 코드가 그대로 돌아서 집계가 조용히 어긋납니다. 이건 오류로 안 나타나므로 몇 달 뒤에야 발견됩니다.

둘째, 짠 사람이 없어집니다. 매크로는 주석이 없고 이름이 Macro1이고 파일 안에 숨어 있습니다. 고칠 사람이 없으면 다들 손으로 돌아갑니다.

막는 방법은 코드 쪽이 아닙니다. 위의 한 장짜리 표를 파일과 같은 곳에 두고, 유형 목록을 고칠 때 적용 시작일을 같이 적습니다. 그러면 숫자가 튄 달을 봤을 때 실제 변화인지 목록을 고친 흔적인지 구분이 됩니다.

자동화에서 남는 것은 코드가 아닙니다

결산 절차서를 먼저 쓰고 나서 전표를 자동화하듯, 순서를 적은 다음에 매크로를 짭니다.

절차서가 있으면 도구를 바꿔도 옮겨집니다. 파워 쿼리를 쓰다 다른 것으로 가더라도 무엇을 어떤 순서로 하는지는 그대로입니다. 반대로 코드만 있고 순서가 안 적혀 있으면 도구를 바꿀 때마다 처음부터 다시 합니다.

태그 목록과 이 한 장짜리 표가 그 절차서를 대신합니다. 자동화의 값어치는 여기에 붙습니다.

자주 받는 질문

Q. 매크로와 파워 쿼리 중 무엇부터 배우나요

A. 파워 쿼리부터 봅니다. 합치기와 정제가 반복 작업의 대부분이고, 파워 쿼리는 원본이 늘어도 안 깨집니다. 매크로는 화면에서 하는 정리 작업이 남았을 때 그때 붙입니다.

Q. 매크로 파일을 다른 사람에게 주면 잘 안 돌아갑니다

A. 파일 경로와 시트 이름이 코드에 박혀 있어서입니다. 경로는 파일 위치 기준으로 잡고 시트는 이름 대신 표 이름으로 참조하면 대부분 해결됩니다. 그래도 남는 차이는 엑셀 버전과 보안 설정입니다.

Q. ai 엑셀 자동화로 매크로를 대체할 수 있나요

A. 대체하는 관계가 아니고 나눠 씁니다. 같은 결과가 매번 나와야 하는 작업은 매크로가 맞고, 표기가 흔들리거나 문장을 읽어야 하는 작업은 AI가 맞습니다. 숫자를 옮기는 일까지 AI에 맡기면 검산이 늘어납니다.

Q. 엑셀 자동화 툴을 도입하면 매크로는 다 걷어내야 하나요

A. 걷어내지 않습니다. 잘 도는 매크로는 두고, 자주 깨지는 것부터 옮깁니다. 무엇이 자주 깨지는지는 위의 한 장짜리 표에 실패 기록을 몇 달 적어보면 드러납니다.

자동화에서 오래 남는 것은 코드가 아니라 순서를 적어둔 표였습니다. 그 표부터 만들어 두려 합니다.